Biên tập nội dung website [Làm gì? Làm như thế nào]

141

Biên tập nội dung website là công việc rất phổ biến ngày nay vì hầu hết các doanh nghiệp đều sở hữu một website riêng và cần người biên tập nội dung. Biên tập viên (Web editor/Website content editor) sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ nội dung của trang web, từ lên kế hoạch, chỉnh sửa đến xuất bản và đo lường nội dung. Bài viết này giúp bạn hình dung rõ hơn về công việc này và đưa ra một số phương pháp biên tập nội dung toàn website chứ không chỉ là bài viết riêng lẻ.

Biên tập nội dung website là làm những gì ?

Biên tập viên website chịu trách nhiệm cho toàn bộ nội dung của trang web
Biên tập viên website chịu trách nhiệm cho toàn bộ nội dung của trang web

Vì nội dung không chỉ là bài viết ở dạng chữ mà còn ở dạng video, hình ảnh, âm thanh,…. được đăng tải trên nhiều nền tảng kỹ thuật số khác nhau nên biên tập viên phải làm việc với các bài viết trên blog, website bán hàng, các tạp chí, và cả những bài viết trên mạng xã hội, v.v.. 

Tùy thuộc vào loại website và hướng phát triển nội dung mà công việc của biên tập viên sẽ khác nhau một chút nhưng cơ bản vẫn là những công việc dưới đây:

  1. Lên kế hoạch xây dựng và phát triển nội dung cho website (nghiên cứu từ khoá, chủ đề từng danh mục, quyết định nội dung các bài đăng mới,…)
  2. Làm việc với các nhân sự khác, như nhà thiết kế web, bộ phận marketing và nhiếp ảnh gia để nội dung được trình bày đẹp và nhất quán với các hạng mục khác. 
  3. Làm việc với phần mềm thiết kế và chỉnh sửa hình ảnh, video.
  4. Giám sát bố cục bài viết, từ hình ảnh, đồ họa đến các đoạn văn bản, nội dung video trên trang, v.v.
  5. Kiểm tra độ chính xác của nội dung, soát lỗi chính tả, ngữ pháp, diễn đạt.
  6. Đăng bài lên hệ thống quản trị nội dung (CMS).
  7. Đảm bảo nội dung được cập nhật và làm mới liên tục, phù hợp với xu hướng.
  8. Theo dõi, đo lường hiệu quả và mức độ phổ biến của nội dung.

Những kỹ năng cần có của một biên tập viên nội dung website

Kỹ năng lập kế hoạch tổng thể và chi tiết 

Biên tập viên cần có kỹ năng lập kế hoạch tốt
Biên tập viên cần có kỹ năng lập kế hoạch tốt

Cụ thể là xây dựng lộ trình phát triển nội dung website nhằm tạo ra hệ thống nội dung chất lượng, tươi mới và không bị trùng lặp về ý tưởng.

Với một website mới, biên tập viên cần phải hiểu rõ chủ đề chính của web (hoặc loại hình web, ví dụ như website tin tức, website bán hàng) và xây dựng lộ trình phủ nội dung xoay quanh chủ đề chính này. Các công việc liên quan như nghiên cứu từ khoá, xây dựng cấu trúc hạng mục nội dung đến lập danh sách phân bổ từng bài viết vào website, lên outline và giao cho cộng tác viên viết bài (nếu có).

Với website cũ cần cải thiện nội dung, biên tập viên sẽ kiểm tra nội dung toàn website và sau đó xây dựng kế hoạch làm mới. Việc này có phần khó khăn hơn so với xây dựng nội dung cho website mới vì biên tập viên cần dành thêm thời gian kiểm tra kỹ từng bài viết, sau đó ra quyết định cải thiện hay xoá bỏ nó. Trong một số trường hợp, khi tiếp nhận công việc này thì người biên tập mới sẽ có xu hướng “bỏ hết và làm lại từ đầu” để tiết kiệm thời gian và cũng là để mạch công việc được xuyên suốt ngay từ đầu. 

Tuy nhiên, một biên tập viên nội dung website giỏi sẽ biết cách tận dụng nền tảng nội dung đã có mà không cần phải “xoá sổ” nó. Để làm được điều này, bạn cần “sở hữu” đức tính kiên trì, tỉ mỉ và 2 phẩm chất cá nhân này chắc chắn sẽ giúp bạn lập nên bản kế hoạch xây dựng nội dung cụ thể, chính xác, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Kỹ năng nghiên cứu và chắt lọc thông tin 

Biên tập viên cần có kỹ năng nghiên cứu và chắt lọc thông tin
Biên tập viên cần có kỹ năng nghiên cứu và chắt lọc thông tin

Nghiên cứu và tra cứu là việc làm hầu như mỗi ngày của biên tập viên bởi họ cần rất nhiều thông tin cho việc viết lách cũng như biên tập. Không phải biên tập viên nào cũng là chuyên gia trong lĩnh vực mà họ đang biên tập (ví dụ website y khoa, bán hàng,…) nên họ cần phải tra cứu và chọn lọc thông tin thông từ sách, báo, internet hay các tài liệu hướng dẫn khác, v.v….

Thật tốt nếu bạn được biên tập nội dung trong lĩnh vực mà mình am hiểu vì bạn sẽ không mất nhiều thời gian cho việc nghiên cứu nữa. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn tiếp nhận công việc ở lĩnh vực hoàn toàn mới thì bạn buộc phải lao vào nghiên cứu và học hỏi không ngừng. Sự hiểu biết này giúp bạn biên tập nội dung chuẩn xác và vẫn tuân thủ các quy định về bản quyền và quyền riêng tư của nội dung chứ không phải là “copy – paste”.

Kỹ năng viết lách và sử dụng ngôn từ tốt

Biên tập viên cần có kỹ năng viết lách và sử dụng ngôn từ tốt
Biên tập viên cần có kỹ năng viết lách và sử dụng ngôn từ tốt

Biên tập viên là người làm việc với “con chữ”, họ sẽ “sửa chữa, làm đẹp” để giúp nội dung hay hơn, sâu sắc hơn, hoàn thiện hơn. Thế nên 2 kỹ năng này được xem là bắt buộc bởi nó tác động trực tiếp đến hiệu quả biên tập.

Một bài viết có thể mắc một số lỗi như lỗi chính tả, cách hành văn, câu từ không phù hợp với chủ đề của website, vi phạm các quan điểm về chính trị, đưa ra các quan điểm đi ngược với chuẩn mực đạo đức, v.v… Biên tập viên phải kịp thời phát hiện và chỉnh sửa những lỗi đó.

Với việc “gạn đục, khơi trong” từng bài viết trước khi đăng tải lên website, biên tập viên sẽ đảm bảo bài viết đó chuẩn xác về câu từ, ngữ nghĩa, trình bày rõ ràng, cấu trúc liền mạch, nêu đúng vấn đề chứ không diễn giải lan man. Vì thế, nếu không có kỹ năng viết và sử dụng ngôn ngữ linh hoạt, chuẩn xác thì biên tập viên rất khó để biên tập được nội dung chất lượng, độc nhất (unique).

Kỹ năng làm việc nhóm

Biên tập viên cần có kỹ năng làm việc nhóm
Biên tập viên cần có kỹ năng làm việc nhóm

Ngày nay, hầu hết các website đều được thiết kế và biên tập nội dung theo hướng chuẩn SEO, nghĩa là bên cạnh mục đích phục vụ người đọc thì còn mục đích là để Google Bot “đọc”.

Vì thế biên tập viên nội dung website thường phải làm việc với nhiều cộng sự khác, chẳng hạn như cộng tác viên viết bài, thiết kế web, phát triển web và chủ sở hữu web. Và lúc này, biên tập viên cần sử dụng kỹ năng làm việc nhóm thật tốt để nội dung toàn website được biên tập đúng hướng, chuẩn SEO. 

Bảy bước biên tập nội dung website

Bước 1: Nghiên cứu lĩnh vực cần biên tập nội dung

Biên tập viên cần nghiên cứu lĩnh vực cần biên tập
Biên tập viên cần nghiên cứu lĩnh vực cần biên tập

Hay nói một cách cụ thể hơn là “nghiên cứu thị trường”, “nghiên cứu hành vi người đọc” của thị trường đó để xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.  

Ví dụ bạn phụ trách biên tập cho một website bán mỹ phẩm ở thành phố Hồ Chí Minh thì bạn cần phải có những hiểu biết cơ bản về thị trường này để xây dựng kế hoạch nội dung cho toàn trang web phục vụ cho thị trường đó.

Việc này cũng gúp biên tập viên định hình rõ văn phong nội dung của website ngay từ đầu.

Bước 2: Nghiên cứu từ khoá – xây dựng bộ từ khoá chuẩn

Biên tập viên cần phải biết cách xây dựng bộ từ khoá chuẩn
Biên tập viên cần phải biết cách xây dựng bộ từ khoá chuẩn

Bước này rất quan trọng để biên tập nội dung chính xác, mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao và tận dụng nguồn truy cập miễn phí (free traffic) từ Google vào website nếu bài viết nằm trong TOP Google.

Thông qua việc nghiên cứu từ khoá thì bạn cũng hiểu được hành vi của người đọc, từ đó đặt mình vào vị trí của họ để viết bài hoặc biên tập nội dung phục vụ cho đối tượng này. Cụ thể như: 

  • Người đọc là ai ? (giới tính, ngành nghề, độ tuổi, vị trí địa lý, …)
  • Nhu cầu của họ là gì ?
  • Hành vi của họ thế nào ?

Bước 3: Xây dựng “bộ khung nội dung” cho website

Xây dựng "bộ khung nội dung" cho website
Xây dựng “bộ khung nội dung” cho website

Hiểu được insight người đọc và xác định rõ chân dung của họ thì bạn dễ dàng xây dựng được cấu trúc nội dung cho website như: 

  • Phân loại bài viết: Bài cần SEO, bài PR,…
  • Phân loại các trang: Trang báo lỗi (404), trang liên hệ 
  • Phân loại từ khoá (từ khoá thông tin, từ khoá bán hàng, từ khoá “phantom” (từ khoá “bóng ma”)
  • Có bao nhiêu category (chuyên mục/chủ đề) cần xây dựng
  • Phân bổ từ khoá vào từng category. 

Bước 4: Xây dựng lộ trình phát triển nội dung dài hạn cho website

Xây dựng lộ trình phát triển nội dung dài hạn cho website
Xây dựng lộ trình phát triển nội dung dài hạn cho website

Có được danh sách từ khoá chuẩn thì bạn dễ dàng xây dựng lộ trình phát triển nội dung cho website theo từng giai đoạn hoặc chiến dịch marketing theo từng thời điểm. 

Với mỗi bộ từ khoá bạn nên lập kế hoạch phủ nội dung cho website trong khoảng từ 4 – 6 tháng. Sau thời gian này, bạn cần đánh giá lại các nội dung đã xuất bản và tiến hành nghiên cứu bộ từ khoá mới hợp với tình hình thực tế tại thời điểm đó. 

Nếu ngân sách cho content của bạn không nhiều thì bạn vẫn nên cố gắng xuất bản tối thiểu 10-15 bài viết mỗi tháng cho website, mỗi tuần tầm 4 bài. 

Bước 5: Viết bài hoặc phân bổ bài viết cho cộng tác viên viết bài 

Biên tập viên có thể viết bài hoặc phân bổ bài viết cho cộng tác viên viết bài 
Biên tập viên có thể viết bài hoặc phân bổ bài viết cho cộng tác viên viết bài

Thông thường biên tập viên nội dung website không cần viết toàn bộ bài viết cho website mà họ chỉ tập trung vào việc biên tập hoặc chỉ viết những nội dung quan trọng nhất của website, ví dụ như bài PR thương hiệu, làm việc với các đơn vị báo chí để marketing thương hiệu, sản phẩm, v.v… 

Với website lớn hoặc biên tập viên phụ trách nhiều website thì khối lượng công việc sẽ rất nhiều. Biên tập viên sẽ lên bố cục từng bài viết, giao cho người viết bài và theo dõi, giám sát công việc của họ, đảm bảo công việc tuân thủ đúng thời hạn. 

Bước 6: Biên tập, chỉnh sửa, kiểm tra lỗi từng bài viết 

Ở bước này biên tập viên sẽ đọc và kiểm tra kỹ từng bài viết. Nếu bài viết đạt thì sẽ chuyển sang bước 7, nếu chưa đạt thì họ sẽ làm việc lại với người viết bài để bài viết được hoàn thiện theo đúng yêu cầu. 

Bước 7: Xuất bản, quảng cáo nội dung lên website 

Xuất bản, quảng cáo nội dung lên website và mạng xã hội
Xuất bản, quảng cáo nội dung lên website và mạng xã hội

Sau khi đăng tải bài viết lên website thì bạn có thể quảng cáo bài viết bằng cách hình thức như: 

  • Chia sẻ nội dung lên mạng xã hội. 
  • Quảng cáo nội dung có trả phí trên các kênh xã hội như Facebook, Twitter, Instagram,…

Bước 5: Theo dõi, đo lường, đánh giá nội dung 

Biên tập viên cần biết cách theo dõi, đo lường, đánh giá nội dung 
Biên tập viên cần biết cách theo dõi, đo lường, đánh giá nội dung

Bạn có thể theo dõi các chỉ số sau: 

  • Số lượng người đọc là nhiều hay ít. 
  • Tỷ lệ thoát trang là thấp hay cao. 
  • Thời gian người đọc ở lại trên trang/bài viết này là bao lâu (dài hay ngắn). 

Các chỉ sổ này rất quan trọng để biên tập viên đo lường được chất lượng nội dung của website hay bài viết nào đó. Đồng thời lên các chiến dịch “nhỏ giọt’ bằng các loạt bài viết “nuôi dưỡng” khách truy cập chưa sẵn sàng thực hiện hành vi chuyển đổi. 

Một số cách biên tập nội dung website hay 

Biên tập nội dung theo mô hình kim tự tháp ngược 

Biên tập nội dung theo mô hình kim tự tháp ngược 
Biên tập nội dung theo mô hình kim tự tháp ngược

Ngày nay, người đọc dễ dàng tiếp cận được lượng thông tin lớn nên họ có xu hướng chỉ “scan” nội dung một lượt, nếu họ cảm thấy hứng thú và quan tâm đến vấn đề đó thì họ sẽ dành thời gian để đọc một cách nghiêm túc. Vì thế, bạn cần phải biết cách thu hút và giữ chân người đọc ngay từ những dòng đầu tiên. Bài viết của bạn càng có thông tin họ cần trong thời gian ngắn, việc thu hút sự chú ý của người truy cập càng cao. 

Cấu trúc nội dung theo mô hình kim tự tháp ngược (Inverted Pyramid Structure) sẽ giúp bạn làm được điều này. Chủ đề quan trọng nhất nằm ở đầu trang, các nội dung khác sẽ được trình bày lần lượt ở các phần sau theo mức độ quan trọng giảm dần. 

Thêm hình ảnh hoặc video để nội dung được nổi bật hơn 

Nội dung website sẽ trở nên sinh động và thu hút hơn nếu trong bài viết có hình ảnh hoặc video. Những hình ảnh hoặc video minh hoạ sẽ giúp người đọc được hiểu rõ hơn về nội dung, đồng thời chúng mang yếu tố thị giác giúp người đọc thư giãn mắt, tạo nên sự hứng thú để đọc tiếp nội dung. 

Sử dụng Call to Action (kêu gọi hành động) 

Sử dụng Call to Action (kêu gọi hành động) 
Sử dụng Call to Action (kêu gọi hành động)

Call To Action, gọi tắt CTA, là hình thức kêu gọi người đọc thực hiện một hành động nào đó sau khi đọc xong nội dung, ví dụ như “Mua ngay!” hay “Đăng ký ngay để nhận ưu đãi”. Khi người đọc nhấn vào nút kêu gọi này thì họ sẽ được dẫn đến một trang đích mua hàng hoặc điền thông tin để nhận khuyến mãi tuỳ theo nội dung của nút CTA. 

CTA có thể là dạng văn bản, nút nhấn (button) hoặc hình ảnh có chèn link. Nó được đặt ở nhiều vị trí tuỳ theo bố cục và nội dung trong bài viết. Sử dụng CTA đúng cách và biết tối ưu sẽ giúp bạn gia tăng lượt xem trang và tỷ lệ chuyển đổi. 

Kết luận 

Có thể nói biên tập viên nội dung website là “cầu nối” giữa công ty/chủ sở hữu web với khách hàng/người đọc. Thế nên biên tập viên có vai trò quan trọng trong việc marketing website cho doanh nghiệp. 

Cảm ơn bạn đã truy cập website và đọc bài viết này (^.^)

Đây là Blog cá nhân, đồng thời cũng là "nơi làm việc" của Kim - một freelancer làm về Content và website marketing. Câu trích dẫn yêu thích của Kim là "If the only prayer you ever say in your whole life is “thank you,” that would suffice" (“Nếu lời cầu nguyện duy nhất bạn nói trong suốt cuộc đời là “Tạ ơn”, thì chừng đó đã đủ”).

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here